Glosario

Requisito

necesidad o expectativa establecida por el cliente o usuario, la organización, las leyes o reglamentos; este puede ser implícito u obligatorio. Cuando un requisito es implícito se debe entender que es habitual o es una práctica común para la organización, para sus clientes o partes interesadas y que la necesidad o expectativa debe estar presente en el servicio.
Son comúnmente utilizados calificativos para identificar un tipo específico de requisito, por ejemplo, requisito de un producto, requisito de gestión de la calidad, requisito del cliente.

No conformidad:

incumplimiento de un requisito, por acciones u omisiones en la prestación de un servicio.

Versión

Es el control que se lleva en los documentos para facilitar la trazabilidad de los cambios. La versión 00, se da cuando el documento se crea y se incluye dentro del S.G.C. por primera vez.

Responsable por la aprobación de un documento

persona con la autoridad y responsabilidad que garantiza que un documento está enmarcado dentro de las políticas y que se ajusta a las buenas prácticas de la Institución y que debe cumplirse.

Responsable por la revisión de un documento

persona que garantiza que el contenido de un documento es consistente con la práctica real sobre la cual aplica, y que el mismo es coherente con las demás actividades de la Institución.

Control de documentos externos

los parámetros para la identificación de los documentos externos son: reglamentación, decretos, normas, leyes, y en general documentos de marco legal que afecten los procesos. Los documentos externos no son editables ni modificables por la entidad. El dueño de cada proceso es el responsable por identificarlos y mantenerlos controlados en los puntos de uso.

Documento obsoleto

se refiere a los documentos que han sido modificados y que ya no son vigentes para el S.G.C.. Los documentos obsoletos se retiran del Portal del Departamento y se eliminan.

Control de documentos

comprende la elaboración, aprobación, distribución, revisiones y modificaciones de los documentos del S.G.C.

Elaboración de documentos

comprende la realización de escritos identificados para realizarse, siempre y cuando estén identificados dentro de la estructura documental del Departamento

Estructura documental

es la forma como se articulan e interrelacionan los documentos del S.G.C., para formar un sistema coherente, funcional y útil

Formato

documento establecido para ser diligenciado con información relacionada con procesos o procedimientos.

Información

dato que posee un significado